1 de julio de 2011

Un poco de colaboración y organización de equipos de trabajo sobre SharePoint 2010


Esta semana, concretamente el martes, he terminado las jornadas de formación de SharePoint que ha realizado Gepesa.

A lo largo de los tres días me enterado del potencial de está herramienta, que hasta el momento lo único que sabía es que permitía trabajar con archivos en un entorno compartido por múltiples usuarios controlando los accesos y gestionando el acceso concurrente, bloqueado y/o detectando conflictos.

Ahora ya sé que no solamente ofrece esa funcionalidad sino muchas más, las cuales aumentan la productividad de los entornos de equipos de trabajo o, incluso, de una organización al completo.

No obstante, después de todo lo que tiene la herramienta, sigue sin proporcionar las necesidades del entorno que tiene la empresa donde prestó mis servicios. Actualmente y desde hace ya un largo tiempo la empresa utiliza una herramienta, desarrollada íntegramente dentro de esta misma, que hace la funcionalidad de explorador de ficheros sobre carpetas compartidas en los servidores, pero controlando y garantizando que sólo un usuario puede estar modificando un documentos al mismo tiempo, es decir lo que viene ha hacer SharePoint, pero aquí no hay copia del documento al disco local de la estación de trabajo sino que se trabaja directamente sobre el documento almacenado en el servidor (Esto, por lo que me contaron, sólo se da de serie en SharePoint sobre ficheros de MS Word y utilizando Office 2007 hacia arriba).

En el entorno que se da actualmente en la empresa, realmente, no se accede a los servidores de ficheros directamente sino que se hace a través de un DFS junto con su servicio de replicación (DFSR), replicando los archivos en los distintos servidores de las distintas sedes de la empresa.

En el entorno mencionado, los usuarios se quejan constantemente de la lentitud de acceso a los ficheros, y llevan razón si lo comparamos con un acceso a un fichero en el disco local, pero si lo comparamos con un acceso remoto no lo es tanto, con ciertas excepciones, justificada por la inversión en hardware que se hace y el tiempo y recursos que se asignan a “los informáticos” para optimizar los sistema.

En fin, que tal y como está ahora, sí le pedimos a los usuarios que tiene que descargar cada vez que tiene que modificar un fichero (se trabaja con ficheros de distintos tipos, ficheros de programa de cálculo, planos de Autocad, ofimáticos y bastantes más) y luego volverlo a subir y desbloquearlo, nos montan una revolución, y no sería sin razón, ya que estarían empleando más tiempo en hacer lo que ahora hacen, aunque quedaría por analizar si empezar a usar este entorno aportaría ciertos beneficios que compensasen el tiempo de más que tendrían que emplear cada usuario, es decir ver la relación entre el tiempo empleado en los procedimientos de trabajo y la productividad obtenida en global, por ejemplo, este proceso es más costoso pero se obtiene beneficios por otra parte que optimizan el tiempo de otros procesos, aumenta la satisfacción del cliente, etc.

Además de la funcionalidad comentada, que es la que justifica mi asistencia a las jornadas, y como ya he dicho, SharePoint ofrece otras funcionalidades que ahora he podido ver que en la empresa se realizan a través de Lotus Notes (principalmente me refiero a la funcionalidad de BBDD documentales y “flujos” de trabajo (Workflows)) pero ni de lejos se llega al nivel de funcionalidad requerido y menos todavía a la sencillez de parametrización; que conste que con esto no estoy diciendo que IBM no tenga una herramienta o complemento de Lotus Notes que permita ponerse al mismo nivel que SharePoint, y tampoco estoy diciendo que nosotros estemos utilizando correctamente la herramienta, pero con el nivel de conocimiento actual y con los recursos que se asignan al Dpo. de TI, ya es mucho lo que se consigue, y llegar más allá requería una inversión, aún más, de nuestro tiempo libre, el cual nunca será valorado y mucho menos recompensado de algún modo.

Bueno dejando de parte la precaria situación, quiero mencionar que SharePoint ofrece (a mi parecer) de manera sencilla la definición de flujos de trabajo, no obstante su sencillez, no quiere decir que los "flujos” se crean automáticamente, sólo es una herramienta, la lógica la pone una persona con conocimiento del negocio"; espero que este último comentario no ofenda a nadie debido a su trivialidad, pero hay muchos que están ahí, en las cumbres directivas, que viendo una demo de esto, como yo he visto, ya se piensan que todo esto se hace automáticamente o con sólo 5 minutos del tiempo de uno de los "frikis" del Dpo. de TI, y con este erróneo concepto, se limitan a comprar una licencia del producto, creyendo que con esto ya lo tienen todo; y aún peor pasa cuando existe una versión que no se paga, porque el día que se enteran te sueltan que “los del Dpo. de TI de la empresa son unos apalancados, no innovan nunca, sino ¡mira!, ¡mira! Esto es gratis y ¿porqué no lo tengo en mi empresa?, La empresa tal (la de un colega suyo) tienen un sistema que hace todo esto, y yo no acabo de entender porque no lo tengo en la mía, blabla blabla”.

En conclusión, SharePoint, como muchas otras que habrán pero que no he tenido la ocasión de ver en una demostración, es una potente herramienta para entornos de equipos de trabajo, ofrece múltiples funcionalidades que permiten controlar accesos a los recursos compartidos, organización de la información, definición de flujos de trabajo, creación de espacios para compartir el conocimiento, y todo eso que favorece (no hace, eso lo hace la dirección creando políticas organizativas) que un equipo y en general una empresa, sea lo que por definición es: una ORGANIZACIÓN.

Para finalizar, quiero agradecer a Gepesa por el buen trabajo que ha hecho organizando estas sesiones, ya que han sido de muy buena calidad, demostrando a nivel práctico un buen conjunto de las funcionalidades y posibilidades que ofrece SharePoint 2010.

Hasta la próxima enfermos.

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