Se nos pasa por la cabeza meter nuestros ficheros en la nube (Dropbox)

Introducción
El otro día cuando ya me largaba de la empresa me llegó lo que ya hacía un tiempo que esperaba que llegase; “Oye que estamos valorando esto del Dropbox, que todo el mundo está utilizando y que se habla tan bien, para meterlo como herramienta de trabajo, ya que tenemos que aprovechar este tipo de servicios que están ahí ¿que opinas?”

Bueno llegado a este punto, a mi que no me gusta, como norma general y siendo bastante estricto, decir que algo es como es cuando no estoy el 99% seguro de que es así, el 1% restante considero que es pocas veces alcanzable, quitando lo de la muerte, empecé a decir lo que ya conocía que era cierto, lo que conocía sin seguridad advirtiendo de que no estaba seguro (porque ha venido de voces en off) y de lo que podía intuir, claro está indicando que lo intuía pero que tenía que contrastarlo.

El que me pillo por banda es uno de los directivos junto con varios miembros del grupo de trabajo, el cual él también dirige (la empresa no es tan grande para que el directivo solo dirija la empresa), y todo venía, entiendo, porque algunos de los miembros del grupo de trabajo ya están utilizando los servicios de Dropbox a nivel personal, y que me les mola (con esto no quiero decir que el servicio no mole), han empezado a darle la brasa al manager seguramente pensando: “si vamos al departamento de IT a pedirle esto con lo paranoicos que siempre están con ciertos temas, como la seguridad, la privacidad, etc. y lo poco que les gusta implantar nuevas soluciones en la empresa, nos van a mandar a tomar por c....”.

Dejando de banda lo “bien vistos” que estamos los del departamento de IT, por el resto de personal interno de la empresa, todo acabó en que nos reuniríamos un día y hora concreto (el cual llegado el día no ha habido ni reunión ni comunicación de aplazamiento, es decir como si no se hubiese dicho nada), el cual yo tendría que estar informado de el funcionamiento (tal y como se explique o se informe por parte del equipo técnico de Dropbox, no estoy hablando de que tuviese que hacer ningún tipo de Ingeniería Inversa, ni de poner en duda lo que ellos anuncien y vendan de su servicio) para poder explicarse y resolver las dudas que se habían surgidos en la previa.

Así que como, no soy un usuario activo, por ahora, de este tipo de servicios, no porque los encuentre inútiles, sino porque por ahora no he tenido necesidad de utilizar este tipo servicios, de ahí que no tenga todas sus características en mente, me puse a mirar la FAQ de Dropbox, la cual encontré muy completa, para saber más de su funcionamiento y de ahí ver que posibilidades puede ofrecer, además de poder responder a las dudas que ya se habían planteado (algunas con sugerimientos de que este suprimiese a servicios que ahora ofrecemos desde nuestros servidores) y a las nuevas que podían surgir en la reunión; y de todo esto salio un resumen de las características, el cual os dejo a continuación.

Resumen de características de Dropbox

Cuentas de miembros

• No se específica un límite de equipos que se sincronizan con una misma cuenta. En la gestión de la cuenta se puede ver los equipos adheridos a la cuenta.
• Tamaño máximo de ficheros igual a la cuota disponible en la cuenta. En el caso de subir ficheros a través de la web el límite es de 300 Mb.
• No hay máximo número de ficheros, la cuota de almacenamiento marca el límite. Actualmente se estima que el rendimiento puede verse afectado si se almacenan más de 100.000 ficheros.
• Transferencia de información aplicando diferencia binaria; solo se sincroniza la información que realmente ha variado.
• Soporta la sincronización de atributos de los ficheros (derechos, meta datos, etc.), pero se pueden perder si se modifica la información en unidades con formatos de ficheros que no soportan metadatos, por ejemplo FAT32.
• Recuperación de estines anteriores.
  
  
  menú de recuperación versiones ficheros
  
  listado de versiones de un fichero
  
  Se mantienen la versiones de cambios durante 30 días, no obstante hay la opción, en las cuentas Pro, de activar el Pack-Rat; las versiones mantenidas no computan en la cuota de espacio de la cuenta.
  No obstante se permite eliminar los ficheros de manera permanente.
• Permite vínculos únicos a los ficheros en los directorios de acceso público. Con esta funcionalidad se puede agregar estos vínculos en páginas web, e-mails, etc.
• Se puede compartir directorios con los usuarios registrados en Dropbox que se quiera, atendiendo al uso de espacio en la cuenta.
  Cuando se comparte un directorio, se comparte con derechos de modificación total (adición, modificación y borrado de ficheros existentes), puesto que derechos de solo lectura aplicados sobre un sistema operativo no tiene porque transcender sobre otros sistema operativo, no obstante los atributos del fichero si que son copiados en los servidores de Dropbox. Además los usuarios que han sido invitados, por el propietario de la cuenta, para poder acceder al directorio compartido pueden invitar a otros usuarios al directorio. Solo el propietario puede eliminar usuarios que tienen acceso al directorio compartido.
• Se puede añadir comentarios sobre los directorios compartidos para facilitar la comunicación con el resto de miembros con acceso al directorio.
• Se puede renombrar y mover directorios compartidos a nivel de cuenta y gestión interna de la información, no obstante el nombre y la ubicación como ha sido compartido permanecerá inalterable bajo estos cambios.
• La gestión de conflictos de cambio de ficheros al mismo tiempo se gestiona con el algoritmo “La primera versión que se sube al servidor, gana”, es decir no se utiliza ningún algoritmo de fusión de versiones; no obstante no se descartan las versión que han “perdido”, se mantiene con la siguiente nomenclatura: {nombre del fichero} ({nombre usuario que ha creado esa versión} copy {momento de creación de la versión})
  
  
  ejemplo de versión de un fichero generada por conflicto
  
  
• Sincronización LAN. Se incorpora un mecanismo de detección de ordenadores que se sincronizan con una misma cuenta o directorios compartidos con acceso de las distintas cuentas que utilizan distintos ordenadores dentro de una misma Red de Área Local (LAN) para sincronizar los ficheros o directorios cambiados entre ellos antes de sincronizar con los servidores de Dropbox; evitando el consumo de ancho de banda de la conexión de Internet de la LAN.
  Este mecanismo solo es aplicable en una misma subred.
• Como Dropbox puede utilizarse en múltiples sistemas operativos y esto tienen distintas reglas en los nombres de los ficheros, codificaciones, etc, normalmente al sincronizar este tipo de ficheros con otro sistema operativo que lo ha generado puede degenerar en la creación de una nueva versión del fichero marcada como conflicto o no llegarse a descargarse en el sistema operativo receptor. Las distintas casuísticas documentadas se pueden consultar en https://www.dropbox.com/help/145

Añadidos para cuentas de grupos

• Gestión de usuarios centralizada desde las cuentas de administradores.
• El administrador puede ver la cuota de almacenamiento utilizada sobre el total (todos los miembros) y la cuota utilizada por cada miembro.
• Cuota de espacio de almacenamiento computada en sobre el grupo no limitado al espacio de cada cuenta de miembro individual.
• Se puede quitar a un miembro del grupo el acceso a un directorio compartido y se puede optar por solo quitarle el acceso al directorio o también indicarle que le elimine los ficheros almacenados en su disco duro.
• Los miembros que vayan a formar parte de una cuenta de grupo deben convertir su cuenta existente a una del tipo miembro de grupo o crear una una cuenta de miembro de grupo. Si utilizan una cuente existente y la convierten en una cuenta de grupo, el usuario mantendrá sus ficheros, directorios compartidos y sus documentos públicos; si se genera un nueva cuenta, tendrán que proporcionar una dirección de correo distinta, no obstante el usuario puede cambiar su cuenta de correo asociada a la cuenta de Dropbox en cualquier momento desde la interfaz web.

Nota informativa: Información extraída del centro de ayuda (Help Center) de la Web de Dropbox a fecha de 15/04/2011 y no está exenta de errores de interpretación o traducción.


Hasta la próxima enfermos.

Dejando la improvisación para cuando sea necesario (2/2)

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# Dejando la improvisación para cuando sea necesario (2/2)
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Entrando en acción

Bueno después de planificar y organizar la acción que se quiere llevar a cabo, esta claro que hay que ejecutarla, sino lo anterior no sirve de nada, ya que hasta este punto no hay ninguno objetivo completado.

La previa

Así que empecé creando las plantillas comentadas en el post anterior y luego, entre yo y el becario, pasamos a rellenarlas. Mientras tanto le iba en mi cabeza iba diseñando la arquitectura lógica de la red y a ratos la iba plasmando en el diagrama.

Cuando ya tuve una primera versión del diagrama del diseño de la arquitectura lógica de la red busqué un rato para comentarlo con el becario, con el objetivo que se sintiera más implicado y motivado (dos aspectos que para mí son muy importantes si quieres que los currantes trabajen bien y eficazmente), supiera que es lo que vamos ha hacer y también que valorase esa opción y las otras que yo le había dado vueltas y las cuales le comenté, ya que dos cerebros piensas más que uno de solo. 

Después de esto él comentó sus puntos de vista y discutió mis argumentos y finalmente acabamos haciendo pequeñas modificaciones sobre mi propuesta inicial por tal de que la red fuese lo más óptima posible (contando solo con los recursos que teníamos) aunque eso implicase un punto crítico, básicamente porque la topología era en estrella; pero era la mejor opción para descartar que la red fuese un cuello de botella cuando te llamen los usuarios para decirte "que todo les va muy lento", una música que escuchamos muchas veces, y  como yo no he sido quien ha montado todo el tinglado y la documentación es inexistente ,si  no optimizo la red cuando he puedo hacerlo, no hay manera de cargarse incógnitas de esta ecuación tan odiada, y  para solucionar el punto crítico, el switch central, se puede solucionar teniendo un switch de backup que nunca viene mal tenerlo.

También elaboré la el diagrama de diseño de la distribución de la energía eléctrica, partiendo de la premisa que no había presupuesto para comprar nuevos UPSs, así que me toco distribuir los distintos dispositivos entre los UPSs existentes garantizando que todo pudiese aguantar el máximo de tiempo posible encendido frente a una caída de tensión y así tener claro a que toma íbamos a conectar cada uno de los dispositivos.

Para terminar con todo esto anoté el orden, de arriba a bajo, con el que iba poner cada uno de los elementos de dentro del rack (centralita, switches, routers, patch panels, etc.) y así completaba como iba se iba materializar todo y no tener que estar improvisando en medio de cables y con la presión  que algo no terminase de funcionar al siguiente día laboral.

El juicio final

Llego el gran día y yo y el becario, estábamos ahí delante del rack y dispuestos a desmontarlo, así que  empezamos a desconectar todo el rack de comunicaciones para posteriormente reorgarnizar los patch panels y todos los dispositivos de red (switches, routers, etc.) y conectar todo como se había planificado.

Sobre ese día no hay mucho más que contar, porque lo único que tuvimos que hacer es seguir las instrucciones que había elaborado y tanto yo como el becario fuimos completando nuestras tareas sin ninguna complicación.

Conclusiones

Es esencial dedicar 5 minutos a valorar si merece la pena o no dedicar un tiempo a planificar las tareas con cierta envergadura que tienes que acometer.

Pensando con antelación y planificando las tareas, por muy chorra que pueda parecer, como en un principio podía parecer la organización de un rack de comunicaciones, te garantizas en un % muy elevado que su ejecución se lleve a cabo sin complicaciones y te da una elevada garantía de cumplir satisfactoriamente con todos los objetivos y a la vez cumplirlos con una calidad más que aceptable.

Para terminar os dejo el antes y el después del rack, ya que aprovechamos y cambiamos el cableado que había hasta el momento por uno de mayor calidad y de adecuada longitud, algo que también fue posible, en parte, a la nueva distribución de los elementos, dejando un rack donde meter la zarpa ya no supone un engorro.

El antes

Y el después

Hasta la próxima enfermos.

Dejando la improvisación para cuando sea necesario (1/2)

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En este post voy a explicar una de las experiencias que he vivido y la cual yo he tenido la posibilidad de "liderar"; si entre " porque no se trata de ninguna gran proeza ni tampoco de ninguna obra maestra pero creo que en ella se refleja claramente que si las cosas se planifican con antelación tienen muchas más probabilidad de que se completen con éxito; y ya sabemos que la planificación no es un plato fuerte de lo "Made in Spain", algo que quiero dejar claro que es un punto de vista personal y al cual he llegado después de estar viviendo lo continuamente tanto en mi vida profesional como personal.

La tarea

• Descripción: Organizar el rack de comunicaciones de la oficina de Barcelona de la empresa para la cual trabajo.
• Objetivos:
1. Mantener la conexión en las rosetas que hasta el momento estaban conectadas.
2. Mantener las mismas extensiones telefónicas de los usuarios.
3. Flexibilizar la escalabilidad física, con los medios actualmente disponibles.
4. Optimizar la red con los medios que  actualmente disponibles.
• Requerimientos implícitos:
1. No influir en el trabajo del día a día de la empresa.
2. No se pueden realizar obras (poner canaletas, poner nuevas rosetas).

El plan

Para llevar a cabo la tarea y cumplir con los requerimientos implícitos realicé lo siguiente:

Analizando el entorno

Basándome en los requerimientos me centré en determinar que es lo que tenía que pensar y organizar para llevar a cabo la labor.

1. Realizar el trabajo fuera de horas laborales, por lo que se aprovechó un día por la tarde fuera de horario laboral.
2. Registrar las rosetas conectadas a la centralita por tal de mantener la mismas extensiones en el caso que haga falta desconectar los cables de los patch panels.
3. Para cumplir con los objetivos 3 y 4 y respetar el requerimiento 2 se tiene que pensar en cambiar la organización física de los switches y como los conectábamos entre ellos.

Detallando las subtareas

1. Registrar las rosetas con conexión y en el caso de las telefónicas anotar en que boca de la centralita van conectadas.
2. Determinar  la distribución física de los switches y los patch panels.
3. Determinar la conexión entre los switches.
4. Distribuir las conexiones de corriente de todos los dispositivos del rack (no se invierte en nuevos UPSs hay que utilizar los que hay).
5. Planificar la desconexión de ciertos servidores con la oficina central (Madrid).
6. Determinar día de realización de la tarea.

Planificando las subtareas

A excepción de la subtarea 6 que es ejecutar la tarea en el mundo físico, consideré que el resto de tareas se tenían que hacer durante los días anteriores, claro está que pare ello mi empresa  no me iba a permitir dejar de atender lo del día a día (incidencias, soporte usuarios, más soporte usuarios, más soporte usuarios, ...).

En esta ocasión tenía una ayuda; estoy hablando de un becario que se acaba de incorporar y el cual me podía ser útil, si lograba transmitirle y explicarle lo que teníamos que hacer, como nos íbamos a organizar y concretamente que iba a hacer él, teniendo en cuenta que no tenía tiempo suficiente, debido a que marqué como día de ejecución el cuarto día después de su incorporación, para ponerle al día al completo sobre la infraestructura tecnológica de la oficina, por lo tanto las tareas en las que podía ayudarme tenían que ser sencillas,

Así que los 3 días antes, de la ejecución y dedicando más horas de las que me pagan ya que el día a día da poco margen para cosas que no son del día a día, me dedique a:

• Crear una plantilla para registrar las conexiones de la centralita, con el objetivo adicional de que se incorporasen a la documentación interna del departamento de TI, en beneficio de la empresa.
• Crear una plantilla para registrar las conexiones de cada una de las bocas de los switches. No es necesario saber concretamente en que boca va conectada cada roseta, ya que hasta hora habían sido conectadas todas a la brava y en el caso de las rosetas donde se conectan las máquinas de los usuarios no es importante.
  Lo realmente importante de esta platilla era registrar las bocas que se utilizan para conectar los switches entre ellos y las que se utilizan para conectar dispositivos relevantes de la arquitectura de red, como son los servidores, routers, impresoras, etc.
• Elaborar un diagrama lógico de la interconexión de los dispositivos relevantes, vamos lo que para mí es diagrama  de la arquitectura lógica de la red,  con el objetivo de plasmar en un diagrama el punto anterior sin entrar en el detalle del número de boca, más bien saber a que switch está conectado cada uno de los dispositivos relevantes y como se conectan los switches entre ellos y de que manera es decir si utilizan un trunk o no.
• Elaborar diagrama de conexión de los dispositivos de dentro del rack (switces, centralita, routers y firewalls) a la toma de corriente, pensando en los UPSs que teníamos y como distribuir estas conexiones entre ellos para soportar las pequeñas bajadas o caídas de tensión y con el objetivo de que también pasé a ser una documentación interna de TI y ser útil para el futuro.
• Para el desarrollo de la subtarea 5, anotar y explicar al becario que switch se iba a mantener conectado hasta el último momento y que es lo que iba a tener conectado.

En el próximo post de esta serie explicaré como lo llevamos a cabo y que conclusiones he sacado de esta experiencia.


Hasta la próxima enfermos.